آموزش پیگیری امور اداری

چگونه کارهای اداری خود را در شهرداری و سایر سازمان ها و نهاد ها پیگیری کنیم ؟

شاید تا به حال برای شما نیز پیش آمده باشد که بخواهید کار ها و امور اداری خود را در شهرداری پیگیری کنید . اموری مانند درخواست پایان کار ، درخواست مجوز های مختلف ، درخواست دستور نقشه ، جواز نوسازی و بازسازی ، تسویه حساب عوارض و سایر اموری که مرتبط با شهرداری می باشند . مدتی است که با فعالیت دفاتر خدمات الکترونیک شهر ، می توانید از طریق این دفاتر کارهای مربوط به شهرداری را به راحتی انجام دهید . اما گاهی اوقات نیز کار به مشکل می خورد و مطابق میل شما پیش نمی رود . در چنین مواقعی شاید نیاز باشد که خود شما کارها را پی گیری کنید و یا به شهرداری مراجعه کنید . در این حالت ، برای این که کار شما سریع تر پیش برود یا اصطلاحا کارتان راه بیفتد ، توجه به نکاتی ضروری است . مهم ترین این نکات به شرح زیر می باشند .

صبح زود مراجعه کنید ، نه بعد از ظهر !
همیشه برای انجام و پیگیری امور اداری ، صبح اول وقت به سازمان یا اداره مربوطه مراجعه کنید . اگر تنبلی کنید و ظهر یا بعد از ظهر مراجعه کنید ، ممکن است کارمندان در ادارات نباشند . شاید وقت ناهار باشد ! شاید کارمندان برای ماموریت به خارج از سازمان یا اداره رفته باشند و در محل حضور نداشته باشند .

تمام مدارک لازم را همراه خود ببرید

همیشه تمامی مدارک لازم مانند شناسنامه ، کارت ملی ، گواهینامه و چندین کپی از آن ها را همراه خود داشته باشید . از هر مدرک چندین کپی بگیرید و آن را در یک پوشه دکمه دار همراه خود ببرید . تا به حال چند بار پیش آمده است که برای یک برگ کپی گرفتن ، ساعت ها به دنبال فتوکپی بگردید ؟ باید از این اتلاف وقت جلوگیری کنید .

سایت سازمان یا نهاد را از قبل بررسی کنید

همیشه قبل از مراجعه حضوری ، سایت آن سازمان یا نهاد را بررسی کنید . شاید اصلا نیازی به مراجعه حضوری شما نباشد و بتوان تمام کارها را به صورت غیر حضوری و اینترنتی انجام داد . این روز ها بیشتر امور اداری اینترنتی شده اند و می توان از خانه آن ها را انجام داد .

تابلو ها و برد ها را با دقت بخوانید

همیشه به محض ورود به شهرداری و یا سایر سازمان ها و ادارات ، قبل از هر چیز تابلو ها و برد هایی که روی دیوار نصب شده اند را با دقت بخوانید . این تابلو ها و برد ها حاوی اطلاعات ارزشمندی هستند . اطلاعاتی از قبیل مدارک لازم ، نحوه ارائه خدمات ، گردش کار ، راهنمایی هایی درباره بخش های مختلف سازمان و… را می توانید مشاهده کنید . با این کار ، از اتلاف وقت خود جلوگیری کنید .

به تابلو های راهنما توجه کنید

بعضی از سازمان ها یا نها ها ، مانند شهرداری ها ، بسیار بزرگ هستند . چندین ساختمان در مجموعه آن ها وجود دارد و ممکن است با ورود به آنجا احساس سر در گمی کنید . با دقت به شماره ساختمان ها و تابلو ها توجه کنید . ببینید بخش مورد نظر شما در کدام ساختمان و کدام طبقه است ؟ ممکن است به اشتباه به یک قسمت دیگر بروید و شماره و نوبت بگیرید و وقتی نوبت شما رسید ، تازه متوجه شوید باید به بخش دیگری بروید !

با همه مودب صحبت کنید

حتی اگر کار شما دیر شده است و عجله دارید ، با تمام کارمندان و کارکنان آنجا بسیار مودب و خوش اخلاق صحبت کنید . عصبانی شدن و داد زدن ، هیچ مشکلی را حل نمی کند و باعث بد تر شدن اوضاع خواهد شد .

خودکار و کاغذ همراه خود ببرید

همیشه یک یا دو عدد خودکار و کاغذ یا دفترچه یادداشت همراه خود داشته باشید . دیگر کسی به شما خودکار و کاغذ قرض نمی دهد ! همه با عجله به دنبال انجام کارهای خود هستند . خودکار ، یک وسیله بسیار سبک و کوچک و کم حجم ، اما بسیار مهم است که در همه جا باید همراه ما باشد !

فرم ها را خوش خط پر کنید

تمام فرم ها و برگه های لازم را ، بسیار خوانا و خوش خط پر کنید . شخصی که برگه یا فرم شما را می خواند ، باید بسیار راحت و بدون هیچ مشکلی بتواند کار شما را انجام دهد . اگر شماره ها و نوشته ها را بد خط بنویسید ، ممکن است کار شما با مشکلات جدی مواجه شود .

افراد مختلف را بشناسید

افراد مختلفی در سازمان یا نهاد مورد نظر شما کار می کنند . سعی کنید آن ها را بشناسید و بدانید که چه کسی مسئول رسیدگی به کار و مشکل شما است . با این کار ، در مراجعات بعدی می توانید کار خود را سریع تر انجام دهید و از گرفتن وقت سایر کارمندان جلوگیری کنید .

پی گیر امور خود باشید

همیشه پی گیر امور خود باشید . کار را به حال خود رها نکنید . همیشه فرض کنید که ممکن است کار به مشکل بخورد . از قبل خود را برای مشکلات اماده کنید و آن ها را پیش بینی کنید . مثلا به خود بگویید که اگر این بار کار به مشکل خورد ، چه راه حلی می تواند سریع تر مشکل را حل کند ؟

لیوان فلزی همراه خود داشته باشید !

شاید به نظر خنده دار برسد . اما تمام شهر پر از آبخوری هایی هستند که لیوان ندارند ! آب سرد کن های موجود در ادارات و سازمان ها ، همگی از کمبود لیوان رنج می برند ! تا به حال چند بار بسیار تشنه بوده اید و می خواستید آب بخورید و یک آب سرد کن با آب بسیار خنک را مشاهده کرده اید ، ولی لیوان نداشته اید !؟

به همین دلیل ، همیشه یک لیوان کوچک دسته دار فلزی در کیف خود داشته باشید . این لیوان ، در بسیاری از مواقع به داد شما خواهد رسید . در بسیاری از نهاد ها و سازمان ها ، آب معدنی برای شما وجود ندارد !

با رعایت این نکات ساده و به ظاهر پیش پا افتاده ، می توانید امور اداری خود را در شهرداری و سایر سازمان ها و نهاد ها و ارگان ها ، سریع تر و راحت تر انجام دهید .