انجام نقشه کشی ساختمان انجام کلیه خدمات نقشه کشی ساختمان دو بعدی و سه بعدی
کارهای خود را برای لحظه آخر نگذارید !
چگونه بیاموزیم تا کاری را برای لحظه آخر نسپاریم ؟ صرفه‌جویی در زمان و داشتن یک برنامه‌ریزی درست موجب می‌شود که کار در موعد مقرر انجام شود و در ثانیه نود به تعویق نیفتد .
هنگامی که فرد کاری را آگاهانه و با برنامه ریزی صحیح طرح می‌کند ، قدرت دید وسیع و متمرکزی نیز دارد . رعایت همین نکته ظریف مدیر شرکت را توانمند و به عنصری مفید مبدل می‌کند . کافی است که چهار پله برای رسیدن به این مسیر طرح‌ریزی شود تا مدیریت شرکت در یک زمان‌بندی مشخص و نه با لحظه‌ای دیرکرد کار را تحویل دهد .
برنامه زمانی بسیاری از مدیران هر روزه با جلسات کاری یکی پس از دیگری پر شده است ، گاهی رسیدن به جلسه بعدی غیرممکن می‌شود و فرد فرصت آماده‌سازی برای نشست در جلسه را ندارد ، به خصوص اگر زمان اختصاص داده شده نیز رعایت نشود .
اغلب در حین جلسات یا انجام کار باید یک فرصت فوری برای آماده‌کردن بستر یک پروژه جدید یا تحویل کار عقب‌افتاده در نظر گرفته بشود . به این دلیل نیز بسیاری از پروژه‌ها و طرح‌ها در نهایت به دلیل عدم انعطاف‌پذیری و برنامه‌ریزی درست زمانی با ضرب‌العجل از دست رفته‌ای روبرو می‌شوند .
از این رو باید یک واقع‌گرای زمانی بود . برای رعایت ضرب‌العجل کاری بایستی توانایی لازم برای ارزیابی زمان و انجام وظایف واقعی در پروژه را برآورد کرد . در غیر این صورت فرد با تخلیه انرژی و عدم رضایت شغلی مواجه می‌شود .
پله اول : زمان تجزیه و تحلیل ، باید دید که در کدام نقطه نمی‌توان روند پیشرفت کار را برنامه ریزی کرد
گام اول این است که باید دست به تجزیه و تحلیل زمان زد ، باید که بتوان در آن دوره یک رکورد کاری را برنامه‌ریزی کرد و زمان لازم را برای صرف یک پروژه بکار گرفت ، وگرنه فرد درک خود از زمان را از دست می‌دهد و تصور می‌کند که هنوز فرصت انجام کار را دارد .
به عبارت دیگر باید کنترل زمان را به دست گرفت . در این صورت است که فرد نه تنها سکان زندگی خود را با مدیریت صحیح زمانی به دست می‌گیرد ، بلکه وظایف حرفه‌ای توسط کارکنان و همکاران را نیز تحت نظر دارد .
مدیریت زمان به این معنا نیست که فرد نیاز به ساعات کار بیشتری دارد یا سرعت انجام امور را باید افزایش بدهد ، بلکه برعکس دید واقع‌بینانه‌ای نسبت به زمان پیش روی پیدا می‌کند .
از جمله سوالاتی را برای درک برنامه‌ریزی صحیح باید از خود پرسید عبارت‌اند از :
| · آیا فرد نسبت به زمان مقرر شده برای انجام پروژه دیدگاه خوش‌بینانه‌ای دارد ؟· دیدگاه همکاران و زیردستان نسبت به فضای کار و مدت زمان تعیین شده چگونه است ؟
· چه مدت زمانی از روز صرف انجام امور پیش‌بینی نشده و پاسخ به سؤالات می‌شود ؟ · نسبت به برنامه زمان‌بندی شده برنامه کاری چه عقیده‌ای دارد ؟ · آیا فرصت کافی برای انجام امور احتمالی (وظایف روزمره ، تماس‌های تلفنی ، ایمیل و غیره) اختصاص داده می‌شود ؟ · برای انجام یک دیدار پیش‌بینی نشده در روز چه مدت زمانی در نظر گرفته شده است ؟ · در تقویم هفتگی و ماهانه چه مدت زمانی برای انعطاف‌پذیری لازم و مطمئن مد نظر هست ؟ |
اگر فرد در زمان‌بندی برنامه روزانه تردید دارد ، باید با استفاده از منشی و یا یک همکار طرح‌ریزی مشخصی از فرصت پیش‌روی شرکت برای انجام پروژه را ارائه بدهد .
| آیا برنامه‌ریزی کار رعایت شودتا چه اندازه بین ثبات انجام کار و یا برنامه‌ریزی اختلاف زمانی وجود دارد
چقدر از زمان صرف انجام وظایف غیربرنامه‌ریزی می‌شود و به این ترتیب اختصاص بخشی از زمان روزانه برای صرف انجام امور بخشی از وظایف حرفه‌ای به شمار می‌رود |
در اینجا ۴۰ درصد قوانین مدیریت زمان به طور خاصی مهم تلقی می‌شوند . کارشناسان مدیریت زمانی مدعی هستند که ۴۰ درصد از فعالیت‌های روزانه و وظایف حرفه‌ای طبق برنامه زمان‌بندی شده پیش نمی‌رود . شاید به خاطر انجام امور متفرقه مکالمات تلفنی ، ملاقات‌های ناخواسته و مزاحمت‌های جانبی نیمی از زمان باکیفیت کاری را به هدر می‌دهد .
برای استفاده هدفمند از برنامه روزانه باید یک لیست کار تهیه کرد . اولویت‌ها را در آن مشخص نمود و وقت لازم را کنار گذاشت . در ضمن برای آن ۴۰ درصد پیش‌بینی نشده نیز زمان لازم اختصاص داد . بسیاری از افراد دست پر دارند و چندین پروژه را همزمان انجام می‌دهند . به این دلیل نیز توصیه می‌شود که دست کم ۶۰ درصد از فرصت زمانی در روز زمان‌بندی و مدیریت بشود .
مرحله دوم : اختصاص برنامه زمانی مشخص
شاید در یک برنامه تلویزیون به افراد کمک می‌شود تا اقتصاد خانواده را تنظیم کنند . در مسیر برگشت به تصمیمات مهم زندگی؛ در پرداخت اجاره خانه ، موادغذایی و دیگر مخارج ضروری راهنمایی می‌شوند ولی واقعاً تا چه اندازه‌ای افراد را در برنامه‌ریزی زمانی مشخص یاری می‌شوند . افراد اغلب نسبت به کسری بودجه ماهیانه واکنش ملایم توأم با لبخندی گذرا نشان می‌دهند که وضع مالی ضایعی دارند .
واقعیت این است که فرد روی بودجه عمر خود کنترلی ندارد . وقت طلاست ولی آن را بیهوده هدر می‌دهد . بسیاری حتی متوجه نیستند که در یک دوره مشخص تا چه اندازه‌ای فرصت‌های مهم پیشرفت را از دست می‌دهند . شاید وقت کافی برای انجام کاری را ندارند ولی برنامه مشخص و واقعی برای طرح زمان‌بندی شده خود نیز ندارند .
اینجاست که باید بودجه زمانی مشخصی توأم با انگیزشی قوی برای انجام فهرست اولویت‌های روزانه اختصاص داده شود تا کارهای ولو غیرپیش‌بینی نشده به لحظه آخر موکول نگردد .
فرد باید برای انجام وظایف و فعالیت‌های روزانه باید برنامه زمانی منظمی را طرح‌ریزی کند . مراقب باشد که خطوط مشخص زمانی رعایت شود . اگر در انجام کار پسرفتی بوده یا بخشی از امور انجام نشده است؛ باید با واقع‌گرایی مشخصی تمرکز لازم را برای صرف امور مهم‌تر اختصاص داده شود .
مرحله سوم : داشتن واقع‌بینی زمانی برای انجام لیست امور
بسیاری از مدیران برای انجام وظایف روزانه لیست طویلی را به اولویت‌بندی و هدف قرار دادن زمان محدود خود اختصاص می‌دهند . اما تهیه فهرست اتلاف وقت محض است ، اگر که واقع‌بینانه تنظیم نشود . در اینجا چهار گام برای رسیدن به لیست واقع‌بینانه ارائه می‌شود .
قدم اول : آخرین مهلت زمانی چه موقع است ؟
هر دو اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی همراه با میزان جاه‌طلبی فرد به میزان زمان اختصاص داده شده برای رسیدن به نقطه پایانی کار دارد . باید به سرعت یک دید کلی از انجام کار با ضرب‌العجل را انجام داد تا به باقی فهرست امور نیز فرصت کافی داد .
مرحله دوم : برآورد زمان
بودجه زمانی چقدر است ؟ اگر پروژه بزرگ باشد؛ شاید بهترست که به چند قسمت تقسیم شود تا با یک زمان‌بندی ایده‌آل و واقعی کار را به انجام رساند ، همزمان که فرد امور فرعی در کنار پروژه را تکمیل می‌کند .
در شروع بهترین ایده این است که زمان مشخص برای صرف کار را تخمین زد . با کنترل کل بودجه زمان میزان مربوطه را برآورد کرد و باقی فرصت را صرف زمان پایه و برنامه‌ریزی خود نمود . در این صورت فرد می‌تواند زمان تحویل پروژه را با اطمینان بیشتری برآورد کند .
مرحله سوم : جاه‌طلبی
برای تخمین میزان موفقیت خویش باید نمره‌ای از یک تا پنج را مقیاس انتخاب جاه‌طلبی خود قرار داد و مشخص کرد که با چه سرعتی می‌توان منابع لازم برای کار را تهیه و اجرا کرد . به عنوان مثال در مقیاس 1-5
50 از 50 تا 100 درصد (اگر فرد زیر 50 درصد را برای تحویل پروژه ارزیابی کند؛ بهتر است که آن را نپذیرد . همچنین احساسات فردی نسبت به انجام کار چگونه است؛ شاد ، بی‌تفاوت و یا با ترس و نگرانی توأم است .
گام چهارم : اولویت
اولویت‌ها باید مشخص شود . چه چیزی برای رسیدن به کار امروز / این هفته ، در لیست انجام کار در درجه اولویت قرار دارد . مغز وقتی کار خود را به بهترین وجه انجام می‌دهد که اهداف مشخص باشد . وقتی مغز متوجه است که باید روی هدف مشخصی متمرکز بشود ، با کیفیت بهتر و مؤثرتری کار را انجام می‌دهد . نتیجه دیگر آن نیز به حداقل رساندن احتمال انجام امور به تعویق افتاده و غیرضروری در این رابطه هست .
به ویژه برای انجام تعهدات بزرگ‌تر و یا بلند مدت ، یک ایده عالی در زمان مشخصی برای انجام خاص برنامه‌ریزی می‌شود . بنابراین به ندرت پیش می‌آید که فرد در چرخه تقویم مهلت زمانی با ضرب‌العجل مشخص گرفتار شود و یحتمل زمان لازم برای برنامه‌ریزی واقعی و تضمین زمان خاص خود خواهد داشت .
مرحله چهارم : اهمیت زمانی
یکی از مهم‌ترین چیزهایی که در یک برنامه‌ریزی کاری باید مد نظر قرار داد : فرصت کافی به خود دادن است . یک برنامه‌ریزی دقیق زمان خاص خود را می‌برد و به ندرت نیز در فهرست زمان‌بندی شده جواب می‌دهد . بله زمان خود را می‌برد . اما به این معنی نیست که فرد برنامه‌ریزی مشخصی نداشته باشد . برای انجام برنامه‌ریزی و شکل‌دهی ساختار کاری صحیح نیز به داشتن یک نمای کلی از تکالیف و پروژه‌های در دست اقدام دارد .
مطالعات نشان می‌دهد که با انجام یک برنامه‌ریزی دقیق می‌توان از هدر رفتن فرصت‌های بهینه جلوگیری کرد . زمان بیشتری نیز صرف انجام کار باکیفیت نمود .
باید به خاطر داشت که اگر فرد خود را جمع و جور نکند و برای آماده‌سازی و پیشرفت کاری به خود فرصت ندهد ، همکاران و زیردستان بدون شک برای انجام کار تکلیفی را به او پیشنهاد خواهند کرد .